Project Scope Management

1. Dalam tipe proyek seperti apa prinsip-prinsip PM harus diaplikasikan ?

a. Hanya pada proyek besar dan terdapat ketidak tentuan yang cukup besar

b. Hanya pada proyek besar, terdapat ketidak tentuan yang cukup besar dan konsekuensi-konsekuensi resiko yang muncul cukup besar.

c. Hanya pada proyek besar.

d. Semua proyek.

Jawaban d : Selama memenuhi definisi proyek maka prinsip-prinsip PM harus diaplikasikan.

2. Tujuan minimum dari diterbitkannya Project Charter adalah :

a. Penentuan anggaran dari waktu proyek

b. Penunjukkan tim proyek

c. Tanda dimulainya sebuah proyek dengan adanya penunjukkan seorang Manajer Proyek.

d. Penentuan major deliverables.

Jawaban c : Penunjukkan Manajer Proyek tercantum dalam Project Charter, setelah terpilih maka Manajer Proyek harus mulai bekerja untuk proyek tersebut.

3. Dalam pembuatan WBS telah ditentukan dekomposisinya sampai dengan level 4 yang merupakan level terendah dari WBS tersebut, yang juga merupakan :

a. Statement of work

b. Scope statement

c. Work package

d. Network

Jawaban c: level terendah dari WBS adalah work package.

4. Maksud dan tujuan dari dikeluarkannya project charter adalah :

a. Kick off meeting

b. Penunjukkan tim proyek

c. Penunjukkan seorang Manajer Proyek dengan wewenangnya

d. Penentuan major deliverables

Jawaban c: project charter merupakan pendelegasian wewenang kepada seorang project manager untuk menjalakan proyek.

5. Pada saat pelaksanaan proyek, seorang anggota tim menghampiri Project Manager karena tidak yakin pekerjaan apa yang harus dilakukannya. Dokumen apakah yang isinya menjabarkan lingkup pekerjaan dalam proyek ?

a. Project Charter

b. WBS

c. Project Plan

d. Schedule

Jawaban b: WBS adalah dokumen yang menjelaskan scope yang masuk kedalam proyek dan yang tidak.

6. Untuk mendefinisikan scope, apakah setiap proyek selalu akan membutuhkan penyusunan sebuah WBS (Work Breakdown Structure) yang baru ?

a. Ya, karena setiap proyek adalah unik.

b. Ya, karena setiap manajer proyek mempunyai pengalaman yang berlainan.

c. Tidak, karena dapat memakai komponen-komponen WBS yang terdahulu.

d. Tidak, asal saja tim proyeknya tidak berubah dari proyek ke proyek.

Jawaban a: penysunannya tetap sebagai WBS yang baru karena unik tadi. Tapi sebagai template (standard) WBS dapat dapat menggunakan dari proyek terdahulu yang sejenis (typical).

7. Seorang project sponsor sedang mereview hasil analisa anak buahnya atas kelayakan beberapa proyek untuk dipilih mana yang akan diambil. Analisa tersebut dilakukan dengan metode IRR (Internal Rate of Return) dan suku bunga SBI adalah 5% dan ROI untuk project sebelumnya 30%. Manakah proyek yang akan diambil bila hanya ada satu proyek saja yang bisa dilaksanakan:

a. Project A IRR 10%

b. Project B IRR 20%

c. Project C IRR 15%

d. Project D IRR 25%

Jawaban d:IRR yang paling besar adalah yang paling memberikan return yang paling besar pula.

8. Seorang sales manager telah berhasil mendapatkan proyek dengan nilai Rp 1 milyar. Sesuai dengan prosedur di perusahaan tersebut eksekusi proyek nya harus dilakukan oleh divisi khusus project yang di kepalai oleh seorang General manager, dimana dalama divisi tersebut terdapat beberapa project manager. Siapakah yang berhak mengeluarkan project charter untuk proyek tersebut?

a. Functional manager

b. General Manager

c. Sales manager

d. Project Manager

Jawaban b: project charter adalah penunjukan seorang project manager dengan segala wewenangnya yang di keluarkan oleh orang yang mempunyai posisi lebih tinggi atau mempunyai kapabilitas wewenang untuk itu. Dalam hal ini, general manager divisi proyek adalah yang berwenang mengeluarkan project charter.

9. Diantara pilihan dibawah ini, yang manakah yang tidak tepat untuk menggambarkan WBS ?

a. WBS harus menggunakan structure numbering system untuk memudahkan identifikasi level suatu pekerjaan

b. WBS merupakan alat yang effektif untuk komunikasi diantara para stakeholders

c. WBS berisi deliverable utama

d. WBS di dekomposisi kedalam pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil untuk lebih memudahkan pengelolaan proyek

Jawaban c: WBS tidak hanya berisi deliverable utama (yang ini ada di scope statement) tapi setiap kelompok pekerjaan dalam WBS harus bisa diidentifikasikan deliverablenya.

10. Seorang project manager tengah melaksanakan proyek yang mempunyai jadwal selama 6 bulan. Pada saat project menginjak bulan ke lima setengah para project stakeholder merasa tidak puas dengan hasil deliverable nya, padahal proyek tersebut on schedule dan on budget. Situasi ini akan menyebabkan keterlambatan penyelesaian proyek selama kurang lebih satu bulan. Proses apakah yang paling penting dilakukan untuk mencegah situasi seperti ini?

a. Risk Monitoring dan Control

b. Schedule control

c. Scope planing

d. Scope change control

Jawaban c: pertayaannya adalah mengenai prevention bukan control artinya ada di process planning (bukan controlling). Di scope planning scope of work dan deliverable ditentukan.

11. Diantara pilihan dibawah ini manakah yang tidak termasuk kedalam scope statement?

a. Project justification

b. Project deliverable

c. Project schedule

d. Project objective

Jawaban c: Project schedule merupakan out put di proses scope development yang berisi detail start & end dari setiap activity. Schedule yang ada di scope statement (scope planning) adalah schedule secara umum dan ada di project objective.

12. Manakah hal dibawah ini yang ternasuk kedalam proses scope verfication?

a. Meningkatkan estimasi biaya

b. Acceptance terhadap hasil proyek oleh customer

c. Meningkatkan estimasi jadwal proyek

d. Meningkatkan project management information system

Jawaban b: acceptance dari suctomer terhadap hasil proyek merupakan tujuan utama dari scope verification. Jawaban a,c,d merupakan proses-2 di planning sedangkan scope verification ada di proses controlling.

13. Anda sebagai seorang project manager telah membuat project charter tetapi belum mendapatkan persetujuan dari general manager anda. Sementara itu pihak direksi telah meminta untuk segera menjalankan proyek tersebut. Apakah yang sebaiknya harus anda lakukan?

a. Fokus pada project yang hanya telah disetujui project charternya

b. Memulai pekerjaan hanya pada pekerjaan yang ada dalam jalur kritis

c. Menjelaskan kepada general manager anda akan akibat yang akan ditimbulkan jika menjalankan proyek tanpa kewenangan yang disetujui

d. Membuat dan menjalankan proses integrated change control

Jawaban c: mengevaluasi akibat (impact) dari hal tersebut akan menjadi prevention supaya tidak terjadi dikemudian hari. Dan ini yang harus dijelaskan kepada atasan.

14. Sebuah proyek hampir mendekati akhir. Tetapi, si pemberi pekerjaan menginginkan scope of work nya dirubah secara signifikan (major). Apa yang harus dilakukan oleh project manager:

a. Rapat dengan tim proyek untuk menentukan apakah perubahan tersebut bisa dilakukan

b. Menjelaskan kepada si pemberi tugas bahwa perubahan tidak dapat dilakukan pada tahap-tahap akhir seperti sekarang ini

c. Menginformasikan situasi ini kepada management

d. Meminta konfirmasi kepada si pemberi tugas mengenai deskripsi perubahan tersebut

Jawaban d: hal yang pertama kali harus dilakukan adalah meminta deskripsi dari prubahan tersebut baru meminta team untuk bertemu.

15. Linear programming merupakan salah satu metoda untuk menseleksi proyek. Metoda ini masuk dalam kategori apakah?

a. Impact analysis

b. Comparative apporach

c. Constraint optimization

d. Benefit measurement

Jawaban c: constratint optimization adalah merupakan model matematis dan linear programing adalah suatu model matematis.

16. Tahap pengembangan dari suatu proyek pembuatan suatu software baru telah mendekati penyelesaian akhir. Tahap berikutnya adalah testing dan implementasi. Progress proyek itu sendiri telah lebih maju dua minggu dari jadwal. Apa yang paling penting yang harus diperhatikan oleh project manager sebelum masuk ke dalam tahap akhir proyek?

a. Cost control

b. Scope verification

c. Quality control

d. Performance report

Jawaban b: scope verification dilakukan setiap akhir tahapan untuk memverifikasi completeness, correctness, satisfcatory, dan conforms dengan requirement.

17. Seorang project manager menghabiskan sebagian waktunya dengan mereview objective perusahaanya dan menentukan bagaimana proyek nya sesuai dengan objective perusahaan. Hal tersebut merupakan sebuah contoh dalam :

a. Responsibility charts

b. The project’s future

c. Management by Objective

d. The work breakdown structure

Jawaban c: management by objective focus kepada aktifitas supaya sejalan dengan objectrive perusahaan.

18. Selama pelaksanaan proyek, anggota tim proyek telah menyerahkan hasil proyek kepada client. Tetapi, tidak ada response dari client terhadap hasil proyek tersebut walaupun project manager telah meminta verifikasi secara resmi terhdap hasil proyek tersebut. Apakah yang sebaiknya dilakukan?

a. Tetap melanjutkan proyek tersebut seperti biasa

b. Mencatat dan mendokumentasikan situasi tersebut

c. Meminta bantuan kepada pihak management untuk situasi tersebut

d. Melakukan rapat dengan seluruh anggota tim proyek

Jawaban c: Scope verification sangat diperlukan di setiap akhir tahapan. Bila hal ini tidak dilakukan akan berdampak kepada tahap berikutnya, karena bisa saja terjadi ketidak sesuaian. Peran management sangat diperlukan karena mempunya power yang lebih besar dalam menyelesaikan masalah ini.

19. WBS yang merupakan output dari scope definition process menggunakan ___________ sebagai inputnya.

a. Project charter

b. Scope statement

c. Project plan

d. Business need

Jawaban b: scope statement adalah input didalam process scope definition yang menghasilkan WBS.

20. Setelah menyelesaikan suatu proyek, seorang project manager diminta untuk menghandle sebuah poyek baru. Pada saat itu proyek ini telah menyelesaikan penyusunan project scope. Yang pertama kali harus dilakukan oleh project manager ini adalah:

a. Membuat network diagram

b. Membentuk team untuk segera melakukan pengadaan (procurement)

c. Mengkonfirmasikan project plan tersebut kepada stakeholder untuk mendapat input mengenai scope of work nya

d. Membuat project plan berdasarkan WBS

Jawaban c: scope project (WBS ataupun scope statement) harus dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada seluruh stakeholder supaya tidak ada yang terlewatkan. Jawaban d kurang tepat, project plan akan dibuat setelah WBS ataupun scope statement nya dikonfirmasikan ke stakeholder.

21. Pada saat apakah scope verification harus dilakukan ?

a. Pada saat akhir dari project

b. Pada saat setelah quality control

c. Pada saat akhir setiap tahap dari proyek

d. Pada saat kontrak dengan vendor selesai

Jawaban c: scope verification dilakukan pada saat controlling dan dapat dilakukan parale dengan quality control. Jadi jawaban a dan d (dimana dilakukan pada phase closing) dan c (QC dapat dilakukan paralel dengan scope verification) kurang tepat.

22. Untuk memanage proyek secara lebih efektif, suatu pekerjaan harus di jabarkan kedalam beberapa kelompok yang lebih kecil. Manakah jawaban dibawah ini yang tidak menggambarkan sejauh mana dekomposisi suatu pekerjaan dapat dilakukan?

a. Sampai level dimana didapat kesimpulan yang berarti

b. Sampai level dimana pekerjaan tersebut tidak dapat di bagi lagi secara logika

c. Sampai level dimana pekerjaan itu dapat dilakukan oleh satu orang

d. Sampai level dimana pekerjaan itu dapat di estimasikan secara realistis

Jawaban c: level terendah dari WBS adalah work package dan dapat dilakukan lebih dari satu orang.

di kutip dari proyek.info